به دلیل اهمیت مکاتبات رسمی در کارهای اداری، نامه‌های رسمی از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند. اغلب افراد با نحوه نوشتن نامه اداری آشنایی کافی ندارند. این موضوع می‌تواند باعث مشکلاتی در انجام کارهای اداری شود. بنابراین، آشنایی با نحوه نگارش نامه‌های اداری از اهمیت بالایی برخوردار است تا کارهای اداری بهتر و سریعتر انجام شود.
برای انجام صحیح کارهای اداری، مهم است که متن نامه‌های اداری شما با رعایت استانداردهای نگارشی ایجاد شوند. در این مقاله نحوه نوشتن نامه اداری به شما آموزش داده می شود. همچنین چند نمونه متن نامه محترمانه اداری نیز در این مقاله وجود دارد تا به شما در نوشتن نامه های اداری کمکی کرده باشیم.
بند آغازین متن نامه محترمانه اداری
در شروع نامه اداری، بهتر است با ابراز احترام و استفاده از عبارت “بسمه تعالی” یا “به نام خدا” آغاز کنیم. سپس، نام و سمت شخصی که به آن نامه نوشته می‌شود را بیان کنیم. در صورتی که نام فرد مورد نظر نامعلوم باشد، می‌توانیم از عباراتی مثل “سرکار خانم / جناب آقای” شروع کنیم. در سطر بعد، با استفاده از عبارات مودبانه مثل “با سلام و احترام” یا “ احتراماً“، به بدنه نامه ورود می کنیم.
مثال:
بسمه تعالی
جناب آقای سلطانی، مدیر عامل شرکت تهویه گستر ویسمن
با سلام و احترام
…
بدنه نامه محترمانه اداری
در بدنه نامه، بهتر است درخواست یا موضوع خود را بدون توهین و دستور و با احترام کامل مطرح کنیم. در صورتی که درخواست‌های ما نیاز به توضیحات اضافی داشته باشند، آنها را به صورت مختصر و واضح در سه یا چهار خط بیان کنیم. همچنین، موارد مختلف درخواست‌ها را در بخش‌های جداگانه مرتب کنیم و از جملات کوتاه و مفهومی استفاده کنیم تا خواننده به راحتی مطلب را درک کند. از کاغذ مناسبی استفاده کنیم که مسئولین بتوانند پس از خواندن نامه آن را به زیر واحدهای مرتبط ارجاع دهند، و در صورت نیاز، بخش‌هایی از نامه را پاراف کنند.
یک مثال از متن نامه محترمانه اداری :
سرکار خانم زهرا کاظمی، مدیریت بانک احسان
با سلام و احترام
موضوع: تقاضای تسهیلات وام برای تاسیس مرکز جوانان
اینجانب آرزو رحیمی، برای تاسیس مرکز جوانان با پروانه کسب شماره 12345 درخواست وام از محضر محترم شما را دارم. لطفاً دستور بررسی پرونده مربوطه را صادر نمایید تا در صورت امکان نسبت به پرداخت وام به اینجانب اقدام شود.
با تشکر از توجه شما.
امضا: آرزو رحیمی
بند پایانی متن نامه محترمانه اداری
در پایان یک نامه اداری، به عنوان خاتمه، می‌توانیم با عبارات مودبانه و تشکر از توجه مخاطب، نامه را به پایان برسانیم. این بخش معمولاً در نامه‌های اداری به شکل‌های مشابهی نوشته می‌شود. پس از بیان موضوع نامه، در سطر بعد، می‌توانیم با عباراتی مانند “با کمال تشکر و احترام”، “با سپاس از توجه حضرتعالی”، “نهایت تشکر و امتنان” و غیره، به تشکر از مخاطب بپردازیم.
برای اطمینان از اینکه گیرنده نامه بداند نامه از طرف چه کسی نوشته و ارسال شده است، می‌توانیم در گوشه سمت چپ نامه، نام و نام خانوادگی خود را ذکر کنیم. سپس، در کنار آن، امضا خود را بگذاریم و در صورت لزوم، اثر انگشت خود را هم درج کنیم. همچنین، تاریخ نامه را در این قسمت بنویسیم تا اطلاعات نامه به‌طور کامل درج شود.
نکات بسیار مهم در نوشتن نامه اداری:کاغذ نامه:
نوشتن یک نامه اداری نشان از ادب و احترام نسبت به مخاطب است. از کاغذهای استاندارد مانند A4 و A5 برای نامه‌های اداری استفاده کنید. همچنین، در صورت طولانی بودن متن، از کاغذ A4 استفاده کرده و برای پاراف کردن آن نامه، فضای مناسبی در نظر بگیرید. بهتر است نامه را در سربرگ اداری اختصاصی اداره یا سازمانی که نامه از سمت آنهاست، بنویسید.
پاکت نامه اداری:
استفاده از پاکت نامه کاغذی به نامه شکل شکیل‌تر و رسمی‌تری می‌دهد. اگر امکان دارد، نامه را در پاکت نامه اختصاصی سازمان خود ارسال کنید. اگر پاکت نامه اختصاصی ندارید بهتر است هرچه سریعتر به فکر چاپ پاکت نامه اختصاصی برای مجموعه خود باشید.
نگارش صحیح نامه اداری:
نامه اداری باید بدون هیچ گونه غلط املایی و نگارشی باشد. در صورت استفاده از کلمات غیر معمول، املای صحیح آنها را از حتما بررسی کنید. همچنین، از خودکارهای نرم و با رنگ آبی یا مشکی استفاده کنید.
بیان مناسبات دینی، مذهبی و ملی در نامه اداری:
در صورت همزمان بودن مناسبات مذهبی یا ملی با نامه، می‌توانید در ابتدای نامه به آن اشاره کنید و تبریک یا تسلیت خود را ابراز نمایید. برای مثال می تونید در ماه مبارک رمضان از عبارت با آرزوی قبولی طاعات و عبادات شما استفاده نمایید.
رعایت مقام‌ها در نامه اداری:
با توجه به مقام مخاطب، از عبارات و اصطلاحات مناسبی برای شروع نامه استفاده کنید. همچنین، در طول نگارش نامه، از دستور زبان و لحنی مناسب و ادبی استفاده کنید که با مقام و جایگاه مخاطب هماهنگ باشد.
ایجاد ارتباط در مکاتبات:
نامه‌ای که از یک سازمان خاص برای سازمان دیگر صادر می‌شود، امکان دارد که در سازمان گیرنده سابقه داشته باشد و یا در پاسخ نامه طرف مکاتبه فرستاده شود. در این موارد باید برای به دست آوردن سابقه آن نامه به شماره‌های مکاتبات دسترسی پیدا کنیم. اگر نامه در پاسخ نامه شماره [شماره نامه] مورخ [تاریخ نامه] از [نام گیرنده] فرستاده شده باشد، بعد از ذکر عنوان، شماره و تاریخ و نام گیرنده باید ذکر شود.
هرگاه نامه در دنباله مکاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرین مکاتبه نامه‌ای از گیرنده دریافت نشده باشد، بعد از عنوان باید نوشته شود:
در تعقیب نامه شماره [شماره نامه] مورخ [تاریخ نامه] پیرو نامه شماره [شماره نامه قبلی] مورخ [تاریخ نامه قبلی] در رابطه با [موضوع].
نمونه متن نامه اداری برای درخواست مساعده
جناب آقای شکر زاده
مدیریت محترم شرکت راشاماشین
موضوع: درخواست وام یا مساعده حقوق
با احترام و سپاس
بدینوسیله اینجانب [نام و نام خانوادگی] کارمند شماره [شماره پرسنلی]، که در قسمت [بخش یا واحد] مشغول به کار می‌باشم، به دلیل مشکلات مالی و شخصی، تقاضای دریافت مبلغ [مبلغ درخواستی] ریال وام/مساعده حقوق دارم که به صورت اقساط ماهیانه [مبلغ اقساط] ریال، در مدت [تعداد ماه] ماه، از اولین حقوق و دستمزد پس از دریافت کسر گردد.
لطفاً دستور فرمایید اقدامات لازم انجام شوند.
با تشکر و سپاس فراوان
[امضا]نمونه متن نامه اداری برای درخواست انتقالی دانشجویی
جناب آقای [نام و نام خانوادگی]
ریاست محترم دانشگاه [نام دانشگاه]
موضوع: درخواست انتقالی یا مهمان به دانشگاه [نام دانشگاه مورد نظر]
با سلام و احترام
بدینوسیله اینجانب دانشجوی [نام دوره و رشته تحصیلی] ورودی [سال ورودی] بعلت [دلیل انتقال یا مهمان]، تقاضای حضور به عنوان دانشجوی مهمان به مدت [مدت زمان] در دانشگاه [نام دانشگاه مورد نظر] را دارم.
لطفاً با توجه به شرایط فوق، دستور فرمایید اقدامات لازم صورت گیرد.
با تشکر و احترام
[امضا]نمونه نامه اداری جهت درخواست همکاری
مدیر محترم چاپخانه بزرگ چاپ انعکاس
جناب آقای رفیع نژاد
باسلام و احترام
با تشکر از امکانی که این شرکت برای استخدام فراهم می‌کند، پیرو درج آگهی استخدام آن شرکت در نشریه [نام نشریه] مورخ [تاریخ آگهی] جهت همکاری در بخش [بخش مورد نظر]، به پیوست این نامه مشخصات و سوابق شغلی خود (رزومه) را برای اعلام آمادگی جهت همکاری تقدیم می‌دارم.
امیدوارم ویژگی‌های من شامل [ویژگی‌های شخصی] از جمله [توضیح ویژگی‌ها]، مورد توجه جنابعالی قرار گیرد و فرصتی را فراهم سازم تا خواسته‌ها و خدمات مورد نظر شما را برآورده سازم.
ضمن آرزوی توفیق و بهروزی برای جنابعالی، پیشاپیش از وقتی که به بررسی رزومه من اختصاص می‌دهید تشکر نموده و آمادگی خود را جهت حضور در این شرکت برای ارائه سایر اطلاعات لازم و آشنایی بیشتر اعلام می‌دارم.
با سپاس و احترام
[نام و نام خانوادگی و امضای متقاضی]نمونه متن نامه اداری درخواست امریه سربازی
ریاست محترم [نام سازمان]
موضوع: درخواست امریه
با سلام و احترام
بدینوسیله اینجانب [نام و نام خانوادگی]، دارای مدرک کارشناسی [رشته تحصیلی] و گواهی آموزشی [نام گواهی] از دانشگاه [نام دانشگاه] و متصدی از شرکت [نام شرکت] و سابقه [سابقه کاری] سال فعالیت رسمی با [نام شرکت یا سازمان قبلی] دارای دو مقاله داخلی و خارجی تمایل دارم تا خدمت مقدس سربازی را با اخذ امریه در آن سازمان بگذارم و ضمن کسب تجربه از راهنمایی‌های متخصصین محترم آن سازمان نیز بهره‌مند گردم.
لطفاً با توجه به شرایط فوق، دستور فرمایید مسئولین مربوطه اقدامات لازم را انجام دهند.
پیشاپیش از بذل توجه حضرتعالی در این خصوص بی‌نهایت سپاسگزارم.
با احترام
[نام و نام خانوادگی و امضای متقاضی]نمونه متن نامه اداری به ارگان‌های دولتی
به نام خدا
تاریخ: [تاریخ ارسال]
شماره: [شماره نامه]
پیوست: دارد / ندارد
به: [نام واحد یا شخص در سازمان مقصد]
از: [نام سازمان یا شرکت فرستنده]
موضوع: [عنوان موضوع]
عطف به نامه شماره [شماره نامه قبلی] مورخ [تاریخ نامه قبلی] از سازمان محترم [نام سازمان] درخواست می‌شود یک نفر [عنوان شغلی مورد نیاز] را جهت [توضیح دقیق تر] به این سازمان معرفی نمائید.
ضمناً خواهشمند است دستور فرمایید چند نسخه از [نام مدرک یا اطلاعات مورد نیاز] به این شرکت ارسال نمایند.
با احترام و سپاس
[نام و نام خانوادگی]امضا
در پایان
در این مقاله درباره نحوه نوشتن نامه اداری بحث شد. و همچنین چند نمونه متن نامه محترمانه اداری به عنوان مثال آورده شد حالا وظیفه‌ی شما تمرین و به کارگیری این مفاهیم است. نحوه نوشتن نامه‌های اداری چالشی است که نیازمند تسلط است. باید مطالب مذکور را عملی کرده و در نوشتارهای خود به کار ببرید تا به مهارت های قابل قبول در این زمینه مسلط شوید.
پایان رپورتاژ آگهی
